【英文學習】英文電子郵件撰寫四大重點 

隨著全球的國際化發展,在職場、學業上需要撰寫英文電子郵件的機會越來越多,無論是與外國客戶、廠商商業通信或是留遊學申請、尋找教授等都會使用到正式的英文書信寫法。e-mail強調的是「溝通」,而非「文法的正確性」,所以寫作原則可以濃縮成4個英文字:K.I.S.S.(Keep it short and simple),不需長篇大論(除非要詳細說明某些事)只要言簡意賅即可達到撰寫email的重點。該如何寫出能為自己或公司建立良好形象又能讓人馬上回信的email呢?今天就來介紹一些撰寫英文商業用email該注意的重點! 

 

一、主旨絕對不能空白,最好可以押上日期

主旨欄、標題欄(subject)絕對不能空白,若留白或忘記填非常容易會被歸類到垃圾信件,因此在信件寄出前一定要檢查主旨欄是否填上。若信件內容與緊急狀況或時間相關,建議在主旨欄加上期限、日期、時間等資訊,好讓收件者一目了然信件重點。

撰寫英文email信件重點就是「以終為始」在主旨處用一句話表達本信件的目的或結果,信件內文再多做說明,也可加上「動詞」讓收信者明白下一步該怎麼做。

Ex: Subject : Sales Promotion for 2012 A/W Collection, please reply at 4 pm.

 

二、正文五大要點:問候語、目的正文、結尾、結尾敬語、寄件人簽名檔

英文email已可用模板來撰寫,再寫商業、正式性的電子郵件,最重要一定要有的就是五大要點:問候語、目的正文、結尾、結尾敬語、寄件人簽名檔,才能組成一篇讓收信者覺得受尊重且認為寄件者是有sense的

(一)問候語問候語寫完一定要加上逗號,並空一行再繼續撰寫內文 

 

常見問候語(greeting) 適用收件者 說明 例句
Dear 通用,最保險的用法 dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思

Dear John,   

Dear Mr. John Smith,

Dear Sir/Madam
寫信給不知道名稱的人,亦即中文所稱的「敬啟者」
常用在寄件到公家機關,不清楚負責人是誰時使用
Dear Sir/Madam,
To whom it may concern To whom it may concern,
Good morning/afternoon/night 較不正式 建議用在剛認識的人身上,或已熟識的人也可以 Good morning John,
Hello/Hi 非正式用法 通常用在熟識朋友身上 Hi John,


(二)目的正文重點簡潔扼要

第一句通常是寫信的原因,再附上說明內文等。在正式信件裡的重點句子也不能全部大寫,建議可以將重點句子整句粗體較明顯,加上附件(attach)可減少在信件內長篇大論讓人看不下去。

Ex: Please review the attached documents thoroughly.

請仔細檢視附件。

Ex: I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。

 

(三)結尾可簡單分為期待回覆跟道歉感謝兩類

內文解釋完後會加上希望收信者能給的回覆、回饋或感謝收信人。

Ex: Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時間。

Ex: I look forward to hearing from you.

我很期待能夠收到您的回覆。

 

(四)結尾敬語第一個字母要大寫,逗號後再接自己的名字 

結尾敬語(sign-offs)

適用收件者

說明 例句
Sincerely,
Thank you, Yours truly,
Warm wishes,
Sincerely yours,
Yours sincerely,
Respectfully,
Respectfully yours,

正式用法

Sincerely有誠心、誠摯的意思,是最安全的用法。 常被提到的結尾敬語Best regards在北美其實很少用,因此還是建議使用Sincerely最為保險 Sincerely,
John Wu
Sales Manager, Electronic Company (02)2222-3333#444
Best,
Peace,
Warmly,
Cheers,
Regards,
Take care,
Best wishes,
非正式用法 通常用在已熟識朋友、同事間信件往來 Best,
John


(五)寄件人簽名檔讓收信者方便連繫你

通常會接在結尾敬語後面,並附上姓名、職稱、公司名稱、連絡電話等你覺得對方會需要的資訊。

三、寄信前要再三檢查

無論是商業信件或普通朋友間的電子郵件往來,寄出前一定都要再三檢查,主旨是否正確、附加檔案是否附上、時間日期是否正確、內文內容是否一致等,都是十分重要的關鍵,若事後再補寄只會顯得你很不專業喔

四、考量收信者的時差

寄信時間最好選在「上班時間到中午前」寄到,提高對方在當天下午回信的機率。若有急事要寄信給管理階層也可在晚上9點到11點寄信,因為大多管理階層者常有下班回家後繼續工作的習慣。

------------------------------------------------

日本商務英語教學公司總經理曾提到:「英文電子郵件的開頭和結尾某種程度上已經是慣用的句型,只要把句型記熟,寫出來的信就不會太離譜。」和手機通訊軟體相同若與直接面對和打電話相比,純文字是較沒感情的,如何用短短一封信讓對方理解你的格局和公司的想法,是現代人生存一定要學習的就業、就學重點,知道E-mail撰寫技巧後就可以持續練習囉,希望大家都能成為電子郵件高手! 

 

 

歡迎洽詢:


fun英文粉絲團,有很多英/日文相關小知識及資訊分享喔~趕快來按讚

文章標籤
創作者介紹
創作者 tkbfunenglish 的頭像
tkbfunenglish

【FUN英文】英文檢定/英文學習/洋碩美語

tkbfunenglish 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()