求職英文e-mail怎麼寫？不可不知的英文電子郵件四大重點！－FUN英文

【英文學習】英文電子郵件撰寫四大重點

隨著全球的國際化發展，在職場、學業上需要撰寫英文電子郵件的機會越來越多，無論是與外國客戶、廠商商業通信或是留遊學申請、尋找教授等都會使用到正式的英文書信寫法。e-mail強調的是「溝通」，而非「文法的正確性」，所以寫作原則可以濃縮成4個英文字：K.I.S.S.(Keep it short and simple)，不需長篇大論(除非要詳細說明某些事)只要言簡意賅即可達到撰寫email的重點。該如何寫出能為自己或公司建立良好形象又能讓人馬上回信的email呢？今天就來介紹一些撰寫英文商業用email該注意的重點！

一、主旨絕對不能空白，最好可以押上日期

主旨欄、標題欄(subject)絕對不能空白，若留白或忘記填非常容易會被歸類到垃圾信件，因此在信件寄出前一定要檢查主旨欄是否填上。若信件內容與緊急狀況或時間相關，建議在主旨欄加上期限、日期、時間等資訊，好讓收件者一目了然信件重點。

撰寫英文email信件重點就是「以終為始」在主旨處用一句話表達本信件的目的或結果，信件內文再多做說明，也可加上「動詞」讓收信者明白下一步該怎麼做。

Ex: Subject : Sales Promotion for 2012 A/W Collection, please reply at 4 pm.

二、正文五大要點:問候語、目的正文、結尾、結尾敬語、寄件人簽名檔

英文email已可用模板來撰寫，再寫商業、正式性的電子郵件，最重要一定要有的就是五大要點：問候語、目的正文、結尾、結尾敬語、寄件人簽名檔，才能組成一篇讓收信者覺得受尊重且認為寄件者是有sense的

(一)問候語：問候語寫完一定要加上逗號，並空一行再繼續撰寫內文

常見問候語(greeting)	適用收件者	說明	例句
Dear	通用，最保險的用法	dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思	Dear John, 　　 Dear Mr. John Smith,
Dear Sir/Madam	寫信給不知道名稱的人，亦即中文所稱的「敬啟者」	常用在寄件到公家機關，不清楚負責人是誰時使用	Dear Sir/Madam,
To whom it may concern	寫信給不知道名稱的人，亦即中文所稱的「敬啟者」	常用在寄件到公家機關，不清楚負責人是誰時使用	To whom it may concern,
Good morning/afternoon/night	較不正式	建議用在剛認識的人身上，或已熟識的人也可以	Good morning John,
Hello/Hi	非正式用法	通常用在熟識朋友身上	Hi John,

(二)目的正文：重點簡潔扼要

第一句通常是寫信的原因，再附上說明內文等。在正式信件裡的重點句子也不能全部大寫，建議可以將重點句子整句粗體較明顯，加上附件(attach)可減少在信件內長篇大論讓人看不下去。

Ex: Please review the attached documents thoroughly.

請仔細檢視附件。

Ex: I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。

(三)結尾：可簡單分為期待回覆跟道歉感謝兩類

內文解釋完後會加上希望收信者能給的回覆、回饋或感謝收信人。

Ex: Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時間。

Ex: I look forward to hearing from you.

我很期待能夠收到您的回覆。

(四)結尾敬語：第一個字母要大寫，逗號後再接自己的名字

結尾敬語(sign-offs)	適用收件者	說明	例句
Sincerely, Thank you, Yours truly, Warm wishes, Sincerely yours, Yours sincerely, Respectfully, Respectfully yours,	正式用法	Sincerely有誠心、誠摯的意思，是最安全的用法。常被提到的結尾敬語Best regards在北美其實很少用，因此還是建議使用Sincerely最為保險	Sincerely, John Wu Sales Manager, Electronic Company (02)2222-3333#444
Best, Peace, Warmly, Cheers, Regards, Take care, Best wishes,	非正式用法	通常用在已熟識朋友、同事間信件往來	Best, John

(五)寄件人簽名檔：讓收信者方便連繫你

通常會接在結尾敬語後面，並附上姓名、職稱、公司名稱、連絡電話等你覺得對方會需要的資訊。

三、寄信前要再三檢查

無論是商業信件或普通朋友間的電子郵件往來，寄出前一定都要再三檢查，主旨是否正確、附加檔案是否附上、時間日期是否正確、內文內容是否一致等，都是十分重要的關鍵，若事後再補寄只會顯得你很不專業喔

四、考量收信者的時差

寄信時間最好選在「上班時間到中午前」寄到，提高對方在當天下午回信的機率。若有急事要寄信給管理階層也可在晚上9點到11點寄信，因為大多管理階層者常有下班回家後繼續工作的習慣。

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日本商務英語教學公司總經理曾提到:「英文電子郵件的開頭和結尾某種程度上已經是慣用的句型，只要把句型記熟，寫出來的信就不會太離譜。」和手機通訊軟體相同若與直接面對和打電話相比，純文字是較沒感情的，如何用短短一封信讓對方理解你的格局和公司的想法，是現代人生存一定要學習的就業、就學重點，知道E-mail撰寫技巧後就可以持續練習囉，希望大家都能成為電子郵件高手！

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